Die E-Mail-Flut jetzt im Griff





Über zwei Stunden täglich verbringen Office-Worker heute mit dem Management Ihrer Mails. Unnötigerweise, denn hier lässt sich viel Zeit sparen! Wer lästige Werbepost (Spams) von vornherein aussortieren lässt, E-Mails perfekt kategorisiert, intelligente Suchordner verwendet oder Mailinhalte dank optimierterem Lesebereich schneller erfasst, kann durch gekonnten Einsatz von Outlook seinen Zeitaufwand rasch um die Hälfte reduzieren.




- Folgende praxisnahe Tipps helfen Dir dabei, den Zeitaufwand beim Managen Deiner E-Mails zu halbieren


    1. Den Posteingang optimal darstellen (neue Ansichten):

      Effizientes Mail-Management beginnt mit einer guten Anzeige des Posteingangs. Klicke auf Angeordnet nach , wähle als Sortierkriterium Datum  oder Absender , und aktiviere das Feature In Gruppen anzeigen . So schaffst Du eine automatische Struktur, die sich auf einen Blick erfassen lässt.


    2. E-Mails markieren zur Nachverfolgung (Farben verwenden):

      Beim Lesen neuer E-Mails solltest Du die wichtigsten farblich einteilen. Ein Klick auf das Flaggensymbol markiert Mails rot. E-Mails rechtsklicken und Zur Nachverfolgung auswählen für weitere Farben.


    3. Nachverfolgung mit intelligentem Ordner (Farbsortierung):

      All jene Nachrichten, die farbig markiert wurden, lassen sich über den Ordner Suchordner / Zur Nachverfolgung mit einem Klick anzeigen. Und zwar unabhängig davon, wo die Mails tatsächlich gespeichert sind (Posteingang, Entwürfe, etc.).


    4. Eigene Suchordner in Outlook anlegen (Anzeige automatisieren):

      Viele erfahrene E-Mailer legen eine Ordnerstruktur an und sortieren ihre Nachrichten, indem Mails aus dem Posteingang in diese Verzeichnisse gezogen werden. Das ist eigentlich unpraktisch, da man so E-Mails, die verschiedenen Projekten angehören, nicht in zwei Ordnern aufbewahren kann.

      Zeitsparende Alternative: Suchordner. Rechtsklicke in den Ordnerleiste auf den Suchordner, und lege einen neuen an. Mit Kriterien wie Absender, Betreff, etc. bestimmst Du, welche E-Mails dort angezeigt werden sollen - abermals unabhängig vom tatsächlichen Speicherort.


    5. E-Mails zum selben Thema schnell finden (direkte Suche):

      Suchordner helfen, die Korrespondenz zu den wichtigsten Projekten gut im Blick zu behalten. Soll nur ein bestimmtes Thema nachgeschlagen werden, gibt es eine schnelle Alternative zur klassischen Stichwortsuche: Die Mail rechts anklicken und Alle suchen > zum gleichen Thema ..... auswählen.


    6. Diskussionsverlauf bei E-Mails anzeigen (erweiterte Ansicht):

      Eine besondere elegante Option für komfortables Mail-Management ergibt die Kombination aus den Tipps 4 und 5. Lege einen Suchordner mit dem Kriterium Von oder an bestimmte Person an. Dann öffne diesen Suchordner und wähle als Sortieroption unter angeordnet nach die Einstellung Unterhaltung . Outlook gruppiert daraufhin nicht nur alle E-Mails thematisch, sondern zeigt einen ausklappbaren Diskussionsverlauf der kompletten Korrespondenz mit dieser Person an


    7. Erinnerung für die E-Mail-Bearbeitung (nichts vergessen):

      Oft erhält man E-Mails, die nicht sofort erledigt werden können. Wer zusätzlich zur Farbmarkierung einen Alarm einsetzen möchte, rechtsklickt auf die E-Mail und wählt Zur Nachbearbeitung / Erinnerung hinzufügen .


    8. Favorisierte E-Mail-Ordner anfertigen (schnellerer Zugriff):

      Wer statt Suchordnern lieber klassische Ordner für sein Archiv verwendet, kann den Zugriff auf häufig benötigte Verzeichnisse vereinfachen, in dem er Favoriten anlegt. Dazu reicht es, in der Ordner-Übersicht das favorisierte Verzeichnis mit der Maus aufzunehmen und in das Feld Favoritenordner zu ziehen.


    9. Die Vorschau von E-Mails erweitern (im Posteingang):

      Mehr Informationen auf einen Blick liefert die Autovorschau ( Menü / Ansicht / Autovorschau ). Bei dieser Funktion werden direkt in der E-Mail-Liste die ersten Zeilen jeder Nachricht farbig dargestellt. Ist vor allem dann sinnvoll, wenn man E-Mails mit wenig aussagekräftigen Betreffzeilen durchblättert.


    10. Die Gruppenanzeige individualisieren (für Power-User):

      Mit den Verzeichnissen, Suchordnern, farbigen Flags usw. bieten sich schon viele Möglichkeiten, das eigene Mail-Archiv übersichtlich zu gestalten. Wem das noch nicht reicht, der kann über die Funktion Angeordnet nach und die Einstellung Benutzerdefiniert eine Gruppenanzeige mit beliebig definierbaren Filter-, Sortier und Darstellungs-Optionen verknüpfen.


    11. E-Mail-Benachrichtigung:

      Ein Infofenster kann Dich über neue Post auf dem Laufenden halten. Aktiviere dies über Extras / Optionen / Einstellungen / E-Mail-Optionen / Erweiterte E-Mail-Optionen / Desktopbenachrichtigung ... 


    12. Größeren Lesebereich verwenden:

      Um via automatische Vorschau mehr vom Inhalt der Nachrichten auf einen Blick erfassen zu können, wähle im Menü einfach Ansicht / Lesebereich / Rechts aus.


    13. Kalender vergleichen:

      Willst Du in vernetzten Arbeitsgruppen einen Termin mit Kollegen gezielter vereinbaren, dann wähle in der Navigationsleiste die Funktion Freigegebenen Kalender öffnen aus.


    14. Internetsurfen mit Outlook:

      Wer gerade Outlook geöffnet hat und schnell eine Information im Web sucht, muss dazu keinen Browser starten. Über Ansicht / Symbolleisten / Web  lässt sich eine Surfleiste einblenden.


    15. Mails automatisch vorsortieren:

      Damit der Posteingang morgens nciht überquillt kann Outlook ankommende Nachrichten für Dich automatisch vorsortieren: Extras / Regeln & Benachrichtungen / E-Mail-Regeln .


    16. Aufräumen der Mailbox:

      Outlook enthält praktische Helfer zum Optimieren der Postfächer. Öffne Extras / Postfach aufräumen für eine Übersicht der Speicherplatzbelegung, Suche nach alten E-Mails, usw.


    17. Schluss mit Spam:

      Outlook enthält einen eingebauten Spamfilter. Dieser lässt sich über Extras / Optionen / Einstellungen / Junk-E-Mail aktivieren und sortiert dann alle ankommenden Müllnachrichten automatisch aus.


    18. Spamfilter aktivieren:

      Über Aktionen / Junk-E-Mail / Junk-E-Mail-Optionen wählst Du die Stufe Hoch, kontrolliere aber regelmäßig Deine Nachrichten im Junk-Ordner ob irrtümliche Mails als Spam erkannt wurden.


    19. Empfänger automatisch einfügen:

      Damit Du beim Erstellen von E-Mails nicht stets die komplette Empfängeradresse eintippen mußt, aktiviere unter Extras / Optionen / Einstellungen / E-Mail-Optionen / Erweiterte E-Mail-Optionen die Funktion Beim Ausfüllen ähnliche Namen anzeigen. Dann steht beim Tippen der ersten Buchstaben eine Liste passender Empfänger zur Auswahl.


    20. Ruck, zuck vom E-Mail zum Termin (Kalendereintrag):

      Erhältst Du eine E-Mail mit Terminaviso, muss nicht umständlich der Kalender geöffnet und ein neuer Eintrag angelegt werden. Ziehe die E-Mail vom Posteingang mit der Maus direkt auf die Kalender-Schaltfläche. Du brauchst nur noch Tag und Zeit angeben. Fertig!


    21. Aufgaben & Kontakte aus Mails gewinnen (einfach mit der Maus):

      Analog zu Tipp 20 lassen sich durch einfaches Hinüberziehen von E-Mails auf Kontakte oder Aufgaben selbige mit Outlook besonders mühelos erstellen.


    22. Regelmäßige Termine als Serie anlegen (Wiederholungen):

      Wer beispielsweise jeden Montag um 10 Uhr ein Meeting mit seinem Chef hat, braucht nicht 52 einzelne Termine im Jahreskalender eintragen. Im Kalender auf Neu / Termin klicken, dann in der Menüleiste den Serientyp anklicken und die gewünschten Wiederholungen einstellen.


    23. Die Aufgabenliste im Kalender anzeigen (mehr Überblick):

      Mit den Standardoptionen verwaltet Outlook Termine und Aufgaben getrennt voneinander. Da "ToDos" aber sehr oft zeitgebunden fällig sind, empfiehlt sich die duale Anzeige. Dazu den Kalender öffnen und Ansicht / Aufgabenblock auswählen.


    24. Kalenderanzeige schnell ändern (individuelle Ansichten):

      Für die Anzeige des aktuellen Tages drücke ALT + 1 für nächsten zwei Tage ALT + 2 bis ALT + 0 für 10 Tage. Sollen nur aufeinander folgende Tage eingeblendet werden, klicke einfach alle Interessanten Tage mit der Maus bei gedrückter STRG-Taste in der Miniatur-Monatsansicht an.


    25. Termine im Kalender-Format versenden (von Outlook zu Outlook):

      Will man einen Termin, der im eigenen Kalender bereits eingetragen ist, an Kollegen mailen, geht das folgendermaßen besonders komfortabel: Den Termin im Kalender markieren und über das Menü Aktionen die Funktion Weiterleiten auswählen. Dann wird automatisch eine E-Mail generiert, die den kompletten Termin im Kalenderformat als Anlage enthält. Der Empfänger braucht dieses Kalender-Attachment nur zu öffnen und kann es direkt als Termin in seinem Kalender abspeichern!


    26. Kollidierende "ToDos" schneller erkennen (Zeitleiste):

      Wer viele Aufgaben plant, verliert schnell den Überblick. Tipp: Öffne die Aufgaben, und wähle als Ansichtsoption Aufgaben in Zeitskala, um Stoßzeiten zu entdecken und sich die Arbeit besser einteilen zu können.



- Die besten Tastenkürzel: